- 自社の情報資産を守る
企業の情報資産といえば特許です。特許文書や様々な契約書類等の資料は大変重要であるうえに、企業の歴史に合わせて物量も膨大になります。その管理の厳格さはもちろんのこと、管理工数の削減も経営課題の一つと言えます。
- BCP対策としての電子化保存
大切な資料であれば書庫に整理整頓され管理されるのが一般的です。それが自社内の書庫であれ、外部の倉庫であれ、機密性と安全性、更に維持コストに見合う管理がなされていれば保存には問題ありません。しかし、その保存期間が長期となると話は別です。そもそも紙は経年劣化によって繊維が風化するうえに、災害に対しても脆弱と言えます。
電子商取引が一般化された現在、国の方針として電子保存に関する法の施行が進んでいます。当然、今現在の取引情報や契約書は電子化されていることが当り前ですが、過去の情報資産においては紙が原本であり、それ以外に真正性を担保できるものが存在しない場合がほとんどです。この場合はすぐにでも紙文書を電子化する必要があり、それがBCP対策として有効であることは間違いありません。
- 情報資産を速やかに且つ安全に電子化
当然のことながら情報資産は機密情報でありその管理レベルは最も高いと考えられます。電子化にあたっては社内で従業員がスキャンすることがまず考えられますが、意外にここがセキュリティの穴とも言えます。大量に存在する紙資料を１日中スキャニングする従業員となると、一般的には派遣社員や短期アルバイトが考えられます。もちろん派遣社員であれアルバイトであれ、業務を任せるうえでは守秘義務を課すのが常識です。しかし残念なことに、企業データが社外に流出する原因の多くは内部犯行にあります。これを防ぐ有効な手段としてセキュリティ対応が可能な専門業者への委託が挙げられます。専門業者は普段から個人情報や機密情報に触れる機会が多いため、プライバシーマーク（JISQ15001個人情報保護マネジメントシステム）やISMS（JISQ27001情報セキュリティマネジメントシステム）といった認証を取得しています。機密情報を電子化する為にはこういった認証を取得している企業を選ぶことが必須となります。
- 大切な契約書や特許文書を棄損することなく電子化するには
電子化するにしても契約書や特許文書といった重要書類は紙の原本を破棄せず保管することが一般的です。その為、電子化の際に破損や原状復帰が出来ない状態になることは避けるべきです。そもそも契約書は改ざんを防ぐために解体できないように加工してあるものです。これを速やかに作業するとなるとやはり専門スタッフが専用機材で電子化することが求められます。これに対して、いわゆる「スキャン代行」と呼ばれる業者の多くは、本の背の部分を裁断してからコピー機のADF機能（自動原稿送り装置）を使ってスキャン作業を行います。当然原本を裁断すれば原状復帰は不可となり、契約書としての真正性は損なわれてしまいます。契約書や特許文書といった大切な機密文書は電子化専門業者による非破壊スキャンで電子化することが最適と言えます。
- 自社内で電子化する方法は
どうしても外部に持ち出せない場合は二つの方法があります。一つ目の方法は、自社内でスタッフを集めて設備はレンタル機で賄う方法です。この場合スタッフは電子化作業に慣れていないため作業期間が長期化する恐れがあります。可能であれば専門業者にスタッフの指導を任せると期間短縮に繋がる可能性があります。
二つ目の方法は、出張スキャンサービスの利用です。これは専用機材を電子化するものが保管されているエリア内に持ち込み、専任スタッフが電子化作業を行う方法です。これであれば機密性の高い特許文書を外部に持ち出す恐れはありません。そのうえ自社内での作業なのでいつでも原本の閲覧が可能です。
