大量の文書を電子化管理する方法
多くの企業や組織が倉庫に大量の文書理療を保管しています。それはただ保管すれば良いというものではなく、時には中に含まれる情報が必要になるため検索性が求められる場合があります。しかし、大量の紙文書の中から特定の情報を抽出する作業は容易ではなく、利用頻度の高い順に電子化することが求められています。
大量の紙文書を電子化するには以下の工程が必要です
1. 準備
● 電子化する目的を明確にする
● 原稿を整理する
● 作業工程に必要な人と設備を洗い出す
2. スキャン作業
● 原稿の前準備をする
● スキャニングの仕様を明確にする
● スキャナを用意する
3. ファイルの確認と保存
● 目的に従ってフォルダに格納し、リンクを貼る
● 仕様に従ってファイルを命名し、検索情報を付与する
● バックアップやセキュリティ対策を行う
4. 最終確認
● 画像ファイルの確認
● 閲覧・検索機能の確認
● バックアップやセキュリティ機能の確認
大量の紙文書をスキャンする為に用意すべきスキャナとは
大量の紙文書を電子化するためには、高速のスキャナを複数台用意することが望まれます。一般のコピーにも採用されるＡＤＦ（自動原稿送り装置）機能を利用すれば、大量の紙文書を短期間で電子化することが出来ます。その機能を有したスキャナを物量や作業期間に合わせて複数台用意し、同時に作業に従事するスタッフをスキャナの台数分配置することが必要です。
電子化した文書を閲覧や検索が可能なデータベースとして活用するには
電子化の目的別にデータベースの形も様々なものが存在します。単純にフォルダ分けしてフォルダ名で管理する方法もあります。Ａｄｏｂｅ社のＰＤＦは閲覧ソフトが無料配布されているので、これを利用してＰＤＦのしおりやＯＣＲ機能を活用する方法もあります。また、文書や図面に特化した専用のデータベースソフトを利用してテキストデータの抽出やＣＡＤデータとの連携などに活用する方法もあります。
スキャンする紙文書が古く、傷んでいる場合には
倉庫や書庫での保管状況にもよりますが、多くの場合電子化が求められる紙文書は古く傷んでいる場合があります。そんな時には安易にＡＤＦ（自動原稿送り装置）でスキャンしようとせずにガラス面に1枚ずつ置いてスキャンすることをお勧めします。しかし、紙資料の量が非常に多い場合などにはこの方法では期間や人件費がかさむ為、ほかの方法を検討すべきです。そんな時にはストレートパス方式のドキュメントスキャナを推奨しています。一般のコピー機（Ａ3機）に装備されているＡＤＦ（自動原稿送り装置）では原稿を１８０度回転させて読み取ります。この回転動作により機器内部に紙詰まりが発生し、原稿を傷めてしまうことがしばしばあります。これに対してストレートパス方式では原稿を回転させずに真っすぐに読み取るので原稿へのダメージを最小限に抑えることが可能です。
