● 持ち出せない書類や図面
企業や自治体には外部に持ち出すことが出来ない機密文書の類が無数に存在します。 企業であれば取引情報や顧客情報、自治体であれば個人情報は膨大です。 そもそも世の中にある情報で公開できる物の方が少ないのかもしれません。
当社はこれまで外部に持ち出せない膨大な量の書類や図面を電子化してまいりました。 これまでの経験から、このような機密文書の電子化の方法を考察してみました。
● 持ち出せないものの仕分け
まずは電子化するものを整理しましょう。 機密情報であるかどうかの前に、電子化の際には事前準備が結果に直結します。 整理すると意外と持ち出せるものが出てくる事もあります。 外部に持ち出せないということは電子化の選択肢が狭まるということです。 選択肢が多くあればコスト面や納期面でメリットを見出し易くなります。 ここでしっかり見極めることが最善な電子化の近道です。
● 自分で出来る事を考える
持ち出せない理由を考えて、その情報にアクセス権限を与えられるスタッフの人数を数えます。 そのスタッフでスキャニングを行う場合の最適な設備とスペースの確保を試算します。 アクセス制限が許せば派遣スタッフの利用も検討可能です。 設備やスペースが足りなければレンタルの利用を検討すべきです。 時間を決めて実際に電子化したいものをそのスタッフと設備で電子化してみましょう。 電子化したデータを確認して、納得できる品質になるまでこれを繰り返します。 合格ラインが出たら、出来上がった数量から単位時間の出来高を求めます。 電子化したい物量を単位時間で出来る数量で割って作業時間を試算します。 このとき物量が多いほど、余裕をもった試算をすることが肝心です。 物量が多くなると準備や確認作業に意外なほど時間を消費するものです。 作業時間の合計にスタッフの人数分の人件費と設備やスペースのレンタル費用をかければ試算完了です。 ここまで試算したコストと時間を内部で消化できるのであればそのままGOです。
● どうしても自分で出来ないときは
どうしても内部で電子化できないときは当社の出張スキャンサービスをご利用ください。 これは持ち出し禁止の原稿を電子化する専門サービスです。 電子化するものの管理施設内に専門機材を持ち込み、専任スタッフがお伺いして作業します。
当社では３０年程前からこのようなご要望にお応えしてきた実績があります。 ISO9001とISQ15001を熟知したスタッフによる高品質で安全なサービスをご提供します。 また、当社の出張スキャンサービスは書類も大判図面もご対応が可能です。 お客様には作業スペースと電源をご用意頂くだけ。 経験豊富な専任スタッフがスピーディーに、より正確にお客様の電子化を実現します。
