文書の電子化方法を目的別にご紹介
- 文書の電子化は目的別にやり方を変えれば効率化できる
ドキュメントの電子化目的はＤＸ推進、ペーパーレス化、ＢＣＰ対策、固定費の削減など様々です。 「倉庫を空けたいから」、「情報資産として検索したい」、「劣化を防ぎたい」などが主な電子化の理由として挙げられますが、これらすべてを同じ方法で電子化すると余計なコストが掛かってしまいます
- ＤＸ化やペーパーレス化が目的の場合
電子化の目的がＤＸ化やペーパーレス化の場合はある意味最もハードルが高いかもしれません。
この場合は組織を挙げて取り組む必要がありますが、その分予算も高くなります。
文書のサイズがＡ３判に収まる場合は事務所内の複合機（コピー機）が大いに役立つでしょう。
一般的に複合機には、コピー機能に加えてスキャン機能とプリンタ機能が備わっています。
そのほかにＦＡＸ兼用である場合もあります。
複合機のスキャナ機能をフル活用しても、プリンタ機能やＦＡＸ機能にはほぼ影響はありません。
コピー機能の利用は機体を限定して頂き、それ以外の複合機をフル活用しましょう。
Ａ３判を超えるサイズがあるものについてはここでは除外しましょう。
Ａ２判（420×297ｍｍ）程度であれば分割してスキャンしても良いでしょう。
それ以上のサイズは専門設備をレンタルするか、専門業者へ依頼する方が効率的です。
フラットベッドやＡＤＦといったスキャナの種類についてはこちらを参考にして下さい。
電子化におけるＤＸは様々なデジタル技術や情報を活用して行う業務改革の意味です。
これにはＯＣＲを利用する事により、紙文書をテキストデータとして活用できるでしょう。
対してペーパーレス化は電子化によって紙の使用を減らす事です。
紙の利便性をデータに置き換える事で新たに発生する紙の量を減らすことが出来ます。
初めからプリントアウトしない事を前提に業務内容を見直すことが必要です。
現在は電子帳簿保存法などの施行もあり、紙の排出削減は命題と言えます。
- ＢＣＰ対策や情報セキュリティが目的の場合
ＢＣＰ（事業継続計画）対策は自然災害やテロ攻撃などの緊急事態に備えて、損害を最小限に留め中核事業の継続や早期復旧を可能にするために行う計画の事です。
電子化におけるＢＣＰ対策は副産物のようなものと理解しても良いでしょう。
紙文書のような物理資産は災害に対して脆弱です。
対して電子化後のデータはバックアップにより災害対策が容易になります。
また、これと逆に情報セキュリティ対策には紙文書よりも気を配る必要があります。
電子化後のデータは簡単に大量複製することが出来ます。
現代のネット社会において情報流出は最も神経を尖らせている事件の一つです。
しかしある意味紙文書よりも管理方法は確立されています。
ＢＣＰ対策にはデータのバックアップを用意しておくことが必須です。
当社では大量の文書を電子化する場合には、必ず定期的なバックアップを用意します。
これは作業中の不意の事故や作業ミスなどによる損害を防ぐためです。
また情報セキュリティ対策では、データを外部からのアクセスから遮断する事が必要です。
これは情報の機密レベルに合わせて数段階に分ける事が一般的です。
アクセス権に応じて開示情報を幾つかの階層に分けて管理します。
セキュリティソフトやファイアウォール等によって上位階層はより堅固なシステムになります。
電子化後のＢＣＰ対策や情報セキュリティで、組織内に専任部門が無い場合は当社へお声掛け下さい。大企業や官公庁の現場で培ったノウハウをご提供いたします。
- 外部倉庫の整理による固定費削減が目的の場合
外部倉庫や書庫に眠っている紙文書の多くは普段利用する事の無い情報資産です。
これらの情報は量が多いのが特徴ですが、利用率が低いため電子化の優先順位が低い場合がほとんどです。
しかし保管義務や機密保持の観点から、捨てる事の出来ないものです。
一般的にこのような場合は保管義務までの間は甘んじて固定費を捻出して、それ以後に粛々と整理廃棄する事が望ましいのですが、昨今は不動産価格の高騰により、そもそも紙で保存すること自体忌み嫌われるのが常です。
まずはペーハーレス化を組織内に浸透するのが先になります。
新たに排出される紙文書を減らし、その上で過去の紙文書を徐々に電子化していくべきです。
電子化の優先順位が低いのでそもそも電子化の予算が付きにくいのも難点です。
この場合は少しずつ減らしていくことが得策です。
量が多い場合は年間予算の中に計上して、数年で終わらせる計画が現実的です。
その場合、組織内のリソース（人や設備）をどれだけ充てることが出来るか検討して下さい。
それをコストに置き換えて合算したものと専門業者に頼んだ場合のコストを比較します。
この時点でコストに圧倒的な差があれば答えは単純です。
また、倉庫や事務所の賃貸期限が迫ってきている場合は専門業者に依頼すべきでしょう。
電子化は目的ごとに分類すれば必ず効率的な方法が見つかります。
迷ったときにはお気軽に当社にお問合せ下さい。
