オフィス移転の際に倉庫に保管している紙図面はどうする？
自社オフィスを移転するにあたり、倉庫やキャビネットに保管している過去の紙資料は今後どうするのか。
そんな内容のご相談が後を絶ちません。
「オフィスの移転期日まであと１年も無いのに移転先には保管場所が無い！」
「大量の文書資料の中に廃棄出来ない文書や図面が紛れていて分別する時間が無い！」
「スキャンしてデータベース化するってどうやったらいいの？」
オフィスの移転に伴う業務は膨大です。
しかも、通常業務をこなしながらの準備作業は担当者の負担増は計り知れません。
コロナ禍以降、働き方改革や在宅勤務の増加により、オフィスのスマート化が進んでいます。
それ以前にＤＸの流れの中、紙資料の保管場所は極端に減少しています。
コスト面でも保管スペースの縮小は固定費の削減に直結するからです。
捨てるにしても、電子化するにしても自社内のリソースは限られています。
ここではどうしたら短期間且つ低コストで紙資料を減らすのかについて解説します。
まずは分別しましょう。
まず考えなくてはならない事は、保管されている紙資料の把握です。どこに、どれだけ、何が保管されているのか調査しましょう。
調べるポイントは４つです。
- 保管されている量（枚数・箱数・棚数・ファイル数など）
- 紙資料の種類（文書・図面・証票・書籍・マイクロフィルムなど）
- それぞれ電子化した後の用途（データベース構築・閲覧・テキスト化・ＣＡＤ化など）
- 廃棄して良いものがどれだけ含まれているか（廃棄基準・廃棄方法）
組織内のリソースを検討しましょう
紙資料や図面の量に応じて人や設備に加えて作業場所も検討する必要があります。
人や設備は移転までの期間によって必要数が決まります。短期間であればより多くの人や設備を必要とします。また期間に関係なく、ある程度の作業場所や一時保管場所は必要です。
検討すべきリソースの種類は５つです。
- 人的リソース（作業する人・全体を把握して作業指示が出来る人）
- ノウハウ（スキャナ操作・電子化後のデータベース構築など）
- 設備（スキャナ・作業台・ＰＣなど）
- 作業場所（当然広いほど単位時間の作業量が増える）
- 経費（ズバリどの程度の予算を掛ける事が可能か）
内製と外製の切り分けをしましょう。
物量と組織内のリソースが分かればどこまでを内製にすべきか判断できます。
当然コストを抑える為には組織内の余剰人員を活用するに越したことは有りません。
しかし、このご時世にそんな人員を沢山抱えている組織は多くはないでしょう。
潤沢な経費が望めるのであれば外製一択です。
専門業者に全て任せれば担当者としては結果報告を待つだけで済みます。
しかし現実的には無理のない範囲で内製化する事で経費を削減する場合も少なくありません。
紙資料の中にはほとんどの場合、Ａ４判程度の文書資料が多く含まれています。
Ａ３判以下であれば事務所にある複合機（スキャナ機能付きのコピー機）でスキャン可能です。
経費を抑えたいのであれば、これを活用しない手は有りません。
次に挙げる４つのリソースをうまく活用しましょう。
- 単純作業に従事できるスタッフの空き時間（パート従業員・派遣社員など）
- 複合機（スキャン機能のあるコピー機）
- ネットワークに繋がっているＰＣ（モニタが大きく、メモリに余裕があれば尚可）
- あまり使わない会議室（会議テーブルがあれば尚可）
空いている会議室
事務所にある複合機
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外製（電子化専門業者）の利用
組織内のリソースを最大限活用すれば外製費用を捻出する事も難しくありません。
Ａ３判以下の紙文書は事務所にある複合機でスキャンするとしても、大きな図面はそうはいきません。
Ａ２判以上の図面は広幅スキャナや大判専用のフラットベッドスキャナが必要になります。
広幅スキャナ
大判専用のフラットベッドスキャナ
事務所の複合機で分割してスキャンしてから後で１枚の図面に繋ぎ合わせる事も可能ですが、相当のスキルとマンパワーが必要になるので、費用対効果の面において専門業者へ依頼する方をお勧めします。
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電子化データの完成
内製と外製で仕上がったデータをサーバやＰＣなどに格納した後にバックアップを取っておきましょう。
バックアップ後にそれぞれの用途に合わせてテキスト化やＣＡＤ化の作業を進めます。
分類分けしたツリー内のフォルダにそれぞれのデータを格納します。
閲覧ソフトなど各種アプリケーションでデータが開けばデータベースの完成です。お疲れさまでした。
