個人や企業など様々な場面でペーパーレスが進み、アナログ情報のデジタル化は当たり前の時代となっています。紙資料に代表される大量の文書やフィルムや紙に残された図面データは貴重な資産であると同時に、維持コストのかかる厄介者扱いになっています。
こうした電子化の流れの中で、個人レベルのスキャンと事業者レベルの電子化を依頼する場合には様々な選択肢が存在しています。プライベートな家族写真をスキャンするのと、官公庁が抱える膨大な資料を電子化するのでは依頼する方法も依頼先も異なります。
しかし、ネット上でそれを見分ける事は容易ではありません。
依頼先を間違えてしまうと期待通りの結果が得られない場合もあります。
それが個人的な物であっても、ビジネス上の物であっても、納入後に後戻りはできません。
ここでは電子化を依頼する際に間違いのない業者選定の見方を纏めました。
✅スキャン代行業者と電子化専門業者の違い（比較表）
| 項目 | スキャン代行業者 | 電子化専門業者 |
| 主な業務範囲 | 紙の資料をスキャナで読み取り、画像/PDFに変換する作業が中心 | スキャンに加え、分類・命名・OCR・データベース化・保管・廃棄まで包括的に対応 |
| 対象書類の種類 | 主に契約書・領収書・図面など | 契約書、図面、帳票、書庫まるごとなど多岐に渡る |
| 対応レベル | 比較的簡易で小規模な案件に対応（スキャン特化） | 複雑・大量の業務文書や大規模プロジェクトにも対応可能 |
| 文書管理の知識 | 特になし（作業員中心） | 文書情報管理士など有資格者が在籍し、保存期間や機密性の観点から設計 |
| サービス内容 | スキャン＋簡易納品（例：PDF化のみ） | 分類・OCR・命名ルール作成・ファイル管理台帳作成・検索性の設計など含む |
| 料金体系 | 単純な従量制が多い（ページ単価） | 調査・設計・工程分割など含むプロジェクト型見積もりが多い |
| 対象顧客 | 小規模事業者・個人など | 官公庁、大手企業、病院、学校など法令遵守が求められる法人層が中心 |
| セキュリティ管理 | 比較的簡易な対応（非専門） | ISO取得・機密保持契約・監視体制・原本管理体制など厳格な体制あり |
🔍 ネット検索する場合のキーワード例
| 目的 | 検索キーワード例 |
| 単純にスキャンしてPDFで受け取りたい | 「スキャン代行 A1 図面」「スキャンサービス 安い」 |
| 文書の電子化と管理まで一括で頼みたい | 「電子化 専門業者」「図面 電子化 コンサル」「文書管理 電子化 支援」 |
| 官公庁・学校で法対応含む | 「公文書 電子化 委託」「文書情報管理士 電子化」 |
🧭 結論：どちらを選ぶべきか？
| あなたのニーズ | 選ぶべき業者 |
| 小規模な紙の資料をとにかくPDFにしたい | スキャン代行業者 |
| 大量図面の管理・検索・保存ルールも整えたい | 電子化専門業者 |
🧭 スキャン代行業者を選ぶ時のチェック項目
| チェック項目 | 重要度 |
| A1などの大判図面に対応しているか | 高 |
| 料金体系が明確か（ページ単価／サイズ別） | 高 |
| 納品形式（PDF、JPEG、TIFFなど）を選べるか | 中 |
| 納期の目安が明示されているか | 中 |
| 原本の取り扱い方法が丁寧か（返却／廃棄） | 高 |
| 見積もりが無料かつスピーディか | 中 |
| 法人契約に対応しているか | 中 |
| 問い合わせへの対応が迅速か | 中 |
🧭 電子化専門業者を選ぶ時のチェック項目
| チェック項目 | 重要度 |
| 文書情報管理士等の専門資格者が在籍しているか | 高 |
| 保存・廃棄・分類ルールの策定支援があるか | 高 |
| 台帳作成・フォルダ設計など管理支援があるか | 高 |
| ISOやプライバシーマーク等の認証を取得しているか | 高 |
| スキャニング＋OCR＋検索機能の提供が可能か | 中 |
| 原本保管や溶解廃棄などの高度な処理があるか | 中 |
| セキュリティ体制（監視・入退室管理など）が整っているか | 高 |
| 公共・法人向け実績があるか | 中 |
🧭 代行業者と専門業者の比較表
| 評価項目 | スキャン代行業者 | 電子化専門業者 |
| 対応範囲 | スキャンのみ | スキャン＋設計＋管理支援 |
| 専門性 | 低 | 高（資格者在籍） |
| サービス内容 | PDF納品中心 | 分類・OCR・台帳含む |
| 文書管理支援 | なし | あり（保存・廃棄設計） |
| 料金体系 | ページ単価制 | プロジェクト型見積もり |
| セキュリティ体制 | 簡易 | 厳格（ISO等） |
| 納品形式・柔軟性 | 限定的 | 柔軟対応 |
| 対応実績（法人・官公庁など） | 小規模・個人中心 | 大手法人・公共実績あり |
正しい仕事は目的の明確化から。
電子化の目的に合わせて適正な電子化業者を選ぶことが大切です。
