図面電子化のファイル名・属性情報の決め方｜検索しやすい図面データベースの作り方

紙図面を電子化すると、保管スペースを削減できるだけでなく、パソコンやタブレットから必要な図面を閲覧したり、社内で共有したりできるようになります。

しかし、図面の電子化で本当に重要なのは、「PDFやTIFFなどの電子データを作ること」だけではありません。

電子化した図面を後から探しやすくするためには、

• ファイル名
• 図面番号（図番）
• 図面名称
• 工事番号
• 工事名称
• 図面の種類
• 縮尺
• 改訂番号
• 作成年月日
• 建物名・設備名

などの情報を、どのように管理するかをあらかじめ決めておく必要があります。

例えば、1冊の図面製本をそのままマルチページPDFにするのであれば、製本のタイトルをファイル名にするだけでも、ある程度の管理は可能です。

一方で、製本の中にある図面を1枚単位で検索したい場合は、ファイル名だけでは情報が足りなくなることがあります。

図面スキャン電子化センターでも、図面データベースでは図面名称や図面番号、工事名称、建物名称、設備分類、作成年月日などの属性情報を登録する方法を案内しています。

本記事では、図面電子化後の検索性を高めるために、電子化前に決めておきたいファイル名の付け方と属性情報の設計方法について解説します。

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1．図面電子化では「ファイル名」が重要

紙の図面は、図面そのものを見れば、

「これは○○工場の配管図だ」

「これはA棟の平面図だ」

と判断できる場合があります。

しかし、電子化すると、パソコン上ではPDFやTIFFなどのファイルとして保存されます。

例えば、

scan001.pdf

scan002.pdf

scan003.pdf

scan004.pdf

という名前だけでは、ファイルを開かなければ何の図面なのか分かりません。

図面の枚数が数十枚程度なら、それほど大きな問題にならないかもしれません。

しかし、数千枚、数万枚になると、ファイル名が検索性を大きく左右します。

そのため、スキャン作業を始める前にファイル名の命名規則を決めておくことが重要です。

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2．1冊を1ファイルにするなら「製本タイトル」で管理できる

まず、最もシンプルな方法から考えてみましょう。

例えば、

「○○工場　設備図面　2020年度」

という1冊の図面製本があるとします。

この製本をそのまま1つのマルチページPDFにするのであれば、

2020年度_○○工場_設備図面.pdf

のようなファイル名にする方法があります。

この方法なら、

2020年度

 ├─ 建築図面

 ├─ 電気図面

 ├─ 設備図面

 └─ 配管図面

といったフォルダ構成と組み合わせることで、比較的簡単に管理できます。

図面スキャン電子化センターでも、製本やファイルに綴じられた図面について、1冊をそのままマルチページファイルとしてまとめ、製本・ファイルのタイトルをファイル名にする方法を紹介しています。

この方法が向いているケース

• 図面の枚数が少ない
• 1冊単位で閲覧することが多い
• 検索頻度が低い
• 年度や図面種類で整理できる
• 図面1枚単位の検索が必要ない

このような場合には、複雑なデータベースを構築しなくてもよいでしょう。

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3．図面を1枚単位で検索するなら「ファイル名」だけでは足りない

問題になるのは、1冊の図面製本の中から特定の1枚を探したい場合です。

例えば100ページの図面製本をPDF化した場合、

○○工場_設備図面_2020年度.pdf

というファイル名だけでは、そのPDFの中にどのような図面が含まれているか分かりません。

例えば、

• A-001　配置図
• A-002　1階平面図
• A-003　2階平面図
• M-001　機械設備図
• M-002　配管系統図
• E-001　電気設備図

などが含まれている場合、ファイル名だけでは検索できません。

ここで必要になるのが、図面ごとの属性情報です。

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4．図面の「属性情報」とは？

属性情報とは、簡単にいうと、

「その図面が何なのかを説明する検索用の情報」

です。

例えば、次のような情報があります。

属性情報	例
図面番号	A-001
図面名称	1階平面図
図面種類	建築
工事番号	K-2026-001
工事名称	○○工場改修工事
建物名称	○○工場
設備分類	空調設備
縮尺	1/100
作成年月日	2026/08/01
改訂番号	Rev.03
改訂日	2026/08/20
担当部署	設計部
担当者	○○
状態	最新・旧版
キーワード	配管・ポンプ・SUS

図面スキャン電子化センターのデータベース構築サービスでも、図面名称、図面番号、工事名称、建物名称、設備分類、作成年月日などを管理項目として挙げています。

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5．属性情報は「多ければ多いほど良い」わけではない

ここは非常に重要です。

データベースを作るとなると、

「できるだけたくさんの情報を登録しておこう」

と考えがちです。

しかし、属性情報が増えれば増えるほど、電子化時の入力作業も増えます。

例えば、

• 図面番号
• 図面名称
• 工事番号
• 工事名称
• 建物名
• 階数
• 設備分類
• 縮尺
• 作成年月日
• 改訂番号
• 改訂日
• 担当部署
• 担当者
• キーワード
• 保存期限

まで全て登録すると、検索性は高くなる一方、登録作業には相応の時間が必要です。

したがって、

「何を検索したいのか」

から逆算して属性情報を決めることが重要です。

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6．「何で検索するか」から属性情報を決める

例えば、現場担当者が、

「○○工場の配管図を探したい」

のであれば、

• 建物名称
• 図面種類
• 設備分類

が必要になります。

一方、

「図番A-102を探したい」

のであれば、

• 図面番号

が重要です。

さらに、

「2024年に改訂された空調設備の図面を探したい」

のであれば、

• 改訂日
• 設備分類
• 図面種類

などが必要になります。

つまり、

検索したい条件＝登録しておくべき属性情報

と考えると分かりやすくなります。

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7．「1つの情報が分からない」ことを前提にする

図面検索で意外と重要なのが、利用者が図面番号を正確に覚えているとは限らないということです。

例えば、

「図番は分からないけれど、○○工場の配管図だった」

「たしか2022年頃に作った図面」

「ポンプが描かれていた図面」

「A1サイズだったと思う」

といった曖昧な記憶から図面を探すことがあります。

そのため、大量の図面を管理する場合には、1つの検索項目だけに依存しない設計が重要になります。

図面データベースでは、複数の属性情報を登録しておくことで、図面番号だけでなく、顧客名、製品名、図面名称、キーワードなど、複数の条件から検索できるようにする考え方があります。

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8．フォルダ管理だけでは限界がある

図面をフォルダで管理する方法は、分かりやすく、導入もしやすい方法です。

例えば、

図面

 ├─2024年度

 │   ├─建築

 │   ├─電気

 │   └─設備

 │

 ├─2025年度

 │   ├─建築

 │   ├─電気

 │   └─設備

 │

 └─2026年度

     ├─建築

     ├─電気

     └─設備

という構成です。

しかし、この方法では基本的に、

「どのフォルダに入っているか」

を知っていなければなりません。

例えば、

「2025年度の○○工場の配管図」

なら探せても、

「○○工場にある、2023～2025年のポンプ関連図面」

のような複数条件で探すのは難しくなります。

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9．大量の図面なら「フォルダ＋データベース」が有効

図面の量が増えてきた場合には、

PDFなどの実データはファイルサーバーに保存し、データベースには検索用の属性情報とファイルの保存場所を登録する

という方法があります。

例えば、

ファイルサーバー

D:\Drawing\

 └─2026\

    ├─A001.pdf

    ├─A002.pdf

    ├─M001.pdf

    └─E001.pdf

データベース側には、

図面番号	図面名称	図面種類	工事番号	Rev	ファイル
A001	1階平面図	建築	K001	03	A001.pdf
A002	2階平面図	建築	K001	02	A002.pdf
M001	配管系統図	機械	K001	05	M001.pdf

という情報を登録します。

この方法なら、データベースで条件を指定して検索し、該当するPDFを開くという運用ができます。

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10．ファイル名と属性情報は「役割」を分ける

ここで整理しておきたいのが、

ファイル名とデータベースの属性情報は同じものではない

ということです。

例えば、

A001_1階平面図_Rev03.pdf

というファイル名に、

• 図面番号
• 図面名称
• 改訂番号

を含めることはできます。

しかし、

• 工事名称
• 建物名称
• 設備分類
• 担当部署
• 顧客名
• 作成年月日
• 改訂日

まで全てファイル名に詰め込むと、ファイル名が非常に長くなってしまいます。

そこで、

ファイル名

ファイルを識別するための基本情報

属性情報

検索・絞り込みに使用する詳細情報

と役割を分ける方法があります。

これは、大量の図面を管理するときに特に重要な考え方です。

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11．おすすめのファイル名ルール

図面1枚を1ファイルとして管理する場合、例えば次のような命名規則が考えられます。

図面番号_図面名称_改訂番号.pdf

例：

A001_1階平面図_Rev03.pdf

M015_配管系統図_Rev05.pdf

E021_電気設備図_Rev02.pdf

より詳細に管理する場合には、

工事番号_図面番号_図面名称_改訂番号.pdf

という方法もあります。

例：

K2026-001_A001_1階平面図_Rev03.pdf

ただし、ファイル名に情報を詰め込みすぎる必要はありません。

「ファイル名だけで全てを管理する」のではなく、必要な検索情報はデータベースの属性として持たせることを検討しましょう。

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12．図面製本は「1冊1PDF」と「1枚1PDF」を使い分ける

図面製本を電子化する場合、管理方法によって適したPDFの作り方も変わります。

1冊を1つのマルチページPDFにする

例えば、

2026年度_○○工場_完成図.pdf

という1ファイルに100ページの図面をまとめます。

向いているケース

• 1冊単位で閲覧する
• 原本の製本単位を維持したい
• 図面1枚ごとの検索が必要ない
• 比較的簡単な管理でよい

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1枚を1ファイルにする

例えば、

A001_配置図_Rev03.pdf

A002_1階平面図_Rev03.pdf

A003_2階平面図_Rev02.pdf

というように、図面1枚ごとにファイルを作ります。

向いているケース

• 図面1枚単位で検索したい
• 図面管理システムに登録したい
• CADデータなどと紐付けたい
• 図面番号で検索したい
• 改訂管理を行いたい

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13．電子化前に「管理項目一覧」を作る

この作業は、スキャン業者へ原稿を渡す前に行っておくことをおすすめします。

例えば、Excelなどで次のような管理表を作ります。

No.	図面番号	図面名称	図面種類	工事番号	縮尺	Rev	作成日
1	A001	配置図	建築	K001	1/500	03	2026/04/01
2	A002	1階平面図	建築	K001	1/100	03	2026/04/01
3	M001	配管系統図	機械	K001	NTS	02	2026/03/20

この一覧表を電子化作業の前に準備しておけば、

「どの原稿を、どのファイル名で、どの属性情報と紐付けるか」

を明確にできます。

また、スキャン後の納品データとの照合にも利用できます。

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14．OCRで自動化できる情報もある

属性情報を全て手入力する必要があるとは限りません。

図面によっては、図面番号やタイトル、部品番号などが文字として記載されています。

このような文字情報については、OCR処理を利用してテキストデータとして抽出する方法があります。

例えば、

A-001

○○工場

1階平面図

縮尺 1/100

といった文字をOCRで読み取り、検索に利用する方法です。

ただし、図面は一般的な文書に比べて、

• 文字が小さい
• 線や記号が多い
• 手書き文字がある
• 青焼きなど原稿状態が悪い
• 文字が図面線と重なっている

など、OCRにとって難しい条件もあります。

そのため、OCRを使えば全ての情報を自動的に正確に登録できる、と考えないことも重要です。

必要な情報については、OCRと目視確認・手入力などを組み合わせることも検討します。

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15．最新版を検索できるようにする「改訂管理」

図面データベースでは、属性情報の中でも特に重要なのが**改訂番号（Rev）**です。

例えば、

図面番号	図面名称	Rev	状態
A001	1階平面図	01	旧版
A001	1階平面図	02	旧版
A001	1階平面図	03	最新

というように管理します。

これなら、

A001の最新版を表示

という検索ができます。

また、旧版を削除するのではなく、過去の図面として保存しておくことで、設計変更の履歴を確認することもできます。

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16．「複数条件検索」ができると図面管理はさらに便利になる

図面データベースのメリットは、1つの情報だけでなく、複数の条件を組み合わせて検索できることです。

例えば、

工事番号：K2026-001
＋
図面種類：機械
＋
設備分類：配管
＋
Rev：最新版

という条件で検索します。

すると、該当する図面だけを一覧表示できます。

さらに、

建物：第一工場
＋
作成年：2025年～2026年
＋
図面種類：設備

のような検索も可能になります。

このような仕組みが必要になると、単純なフォルダ管理よりも、属性情報を持ったデータベースの方が適しています。

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17．どこまで管理するべき？3つの管理レベル

図面電子化では、全ての案件に大規模なデータベースが必要というわけではありません。

用途に応じて、次の3段階で考えると分かりやすいでしょう。

レベル1：フォルダ＋ファイル名

2026年度

 └─設備図面

    ├─A001_配置図.pdf

    ├─M001_配管図.pdf

    └─E001_電気図.pdf

おすすめ：少量・単純管理

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レベル2：フォルダ＋ファイル名＋管理台帳

Excelなどで、

• 図面番号
• 図面名称
• 工事番号
• Rev
• ファイル名

などを管理します。

おすすめ：中規模の図面管理

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レベル3：データベース＋属性情報

図面ファイルとは別に、

• 図面番号
• 図面名称
• 工事番号
• 建物名称
• 設備分類
• 縮尺
• 作成日
• 改訂日
• Rev
• 担当部署
• キーワード

などを登録します。

複数条件から検索し、該当する図面を呼び出せる仕組みです。

おすすめ：大量の図面・複数部署での利用・長期的な図面管理

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18．図面電子化の前に「検索シナリオ」を考える

データベースを設計するとき、最初から項目を考えるより、

「実際にどうやって図面を探すのか」

を考えると分かりやすくなります。

例えば、

ケース1

「図番A-001を探す」

→ 図面番号が必要

ケース2

「第一工場の配管図を探す」

→ 建物名称＋図面種類が必要

ケース3

「2025年に改訂された空調図面を探す」

→ 改訂日＋設備分類＋図面種類が必要

ケース4

「ポンプが描かれている図面を探す」

→ キーワードやOCR検索が必要

ケース5

「現在使用中の最新版だけを探す」

→ Rev＋状態管理が必要

このような検索シナリオを先に作ることで、必要な属性情報が見えてきます。

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19．電子化業者に依頼するときは「ファイル名」だけでなく管理方法も伝える

図面電子化を外注する場合、

「A0図面をPDFにしてください」

だけでは、電子化後の管理方法まで伝わりません。

例えば、

「図面1枚を1PDFにしてください」
「ファイル名には図番と図面名称を入れてください」
「図面番号・工事番号・縮尺・RevをExcelにも登録してください」

など、電子化後の管理方法まで具体的に伝えることが重要です。

特に大量の図面では、スキャンが終わった後に、

「やっぱりこの情報も登録してほしい」

となると、追加作業が発生する可能性があります。

だからこそ、

ファイル名・属性情報・フォルダ構成・データベースの仕様を、スキャン前に決めておく

ことをおすすめします。

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20．図面電子化は「スキャン仕様」と「管理仕様」をセットで考える

図面電子化では、

スキャン仕様

だけを決めて終わりにしてはいけません。

スキャン仕様

• サイズ
• 解像度
• カラー／モノクロ
• PDF／TIFF／JPEG
• OCR
• CAD化
• 非破壊スキャン

管理仕様

• ファイル名
• 図面番号
• 図面名称
• 工事番号
• 図面種類
• 縮尺
• Rev
• 作成日
• 改訂日
• 最新版・旧版
• 保存場所
• 検索方法

この2つをセットで考えることが重要です。

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図面電子化のファイル名・属性情報チェックリスト

最後に、スキャンを始める前に確認しておきたい項目をまとめます。

ファイル単位

□ 1冊1ファイルか、1枚1ファイルか決めた
□ ファイル名の命名規則を決めた
□ 図面番号をファイル名に入れるか決めた
□ 図面名称をファイル名に入れるか決めた
□ 改訂番号の扱いを決めた

属性情報

□ 図面番号
□ 図面名称
□ 工事番号
□ 工事名称
□ 建物名称
□ 図面種類
□ 設備分類
□ 縮尺
□ 作成年月日
□ 改訂番号
□ 改訂日
□ 最新版・旧版
□ 担当部署
□ キーワード

検索

□ どの情報から図面を探すのか決めた
□ 複数条件で検索する必要があるか確認した
□ OCRが必要か確認した
□ フォルダ管理だけで十分か検討した
□ データベース化が必要か検討した

電子化業者への指示

□ ファイル名のルールを伝えた
□ 管理項目一覧を渡した
□ Excel等の管理台帳が必要か伝えた
□ PDFと属性情報の紐付け方法を決めた
□ 納品後のデータ確認方法を決めた

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まとめ｜図面の「探し方」を決めてから電子化する

図面の電子化では、

「紙図面をPDFに変換する」

ことだけを考えてしまいがちです。

しかし、本当に重要なのは、

「電子化した後、必要な図面をどうやって探すのか」

を事前に決めておくことです。

1冊の図面製本をそのままマルチページPDFにして、年度や図面種類ごとのフォルダで管理するのであれば、製本タイトルなどをファイル名にするだけでも十分な場合があります。

一方、図面を1枚単位で検索するのであれば、

• 図面番号
• 図面名称
• 工事番号
• 図面種類
• 縮尺
• 改訂番号
• 作成年月日
• 建物名称
• 設備分類

など、複数の属性情報を持たせることが重要になります。

そして、属性情報が増えて複数条件から図面を検索する必要がある場合には、フォルダ管理だけではなく、データベースを組み合わせた図面管理を検討する価値があります。

図面スキャン電子化センターでは、図面のスキャン・電子化だけでなく、電子化後のデータベース構築にも対応しています。用途や図面の量、検索方法に応じて、フォルダ管理からデータベースまで適した管理方法を検討できます。

図面電子化は「スキャン方法」だけでなく、「電子化後の探し方」まで決めてから始めることが、使いやすい図面データを作るポイントです。