大量の図面を電子化するときに注意したいのが、「一部の図面がスキャンされていなかった」というスキャン漏れです。
数百枚程度なら確認しやすくても、数千枚・数万枚の図面になると、作業途中で図面が混ざったり、別の場所に保管されていた図面が対象から抜けたりする可能性があります。
特に企業や官公庁などで長年保管している図面は、複数の部署や倉庫に分散していることもあります。大量の図面を確実に電子化するには、スキャン作業だけでなく、作業前後のチェック方法を決めておくことが重要です。
まず「電子化する図面」を明確にする
スキャン漏れを防ぐために、最初に行いたいのが電子化対象の明確化です。
例えば、
- 建築図面
- 設備図面
- 電気図面
- 機械図面
- 施工図・竣工図
- 過去年度の図面
など、どこまでを電子化するのかを決めておきます。
「倉庫にある図面を全部」といった曖昧な指定ではなく、保管場所や図面の種類、案件名、年度などで対象範囲を区切ると管理しやすくなります。
保管場所ごとにチェックする
大量の図面を扱う場合、図面をまとめて管理するよりも、保管場所ごとに区切って管理する方法がおすすめです。
例えば、
| 保管場所 | 対象数量 | スキャン完了 | 確認 |
| 本社書庫 | 約500枚 | ○ | ○ |
| 工場図面室 | 約1,000枚 | ○ | ○ |
| 倉庫A | 約2,000枚 | ○ | △ |
| 倉庫B | 約800枚 | ― | ― |
このような一覧を作っておけば、「どこまで作業が終わっているのか」が分かりやすくなります。
特に複数の場所に図面が保管されている場合は、保管場所を単位として進捗を管理することがスキャン漏れ防止につながります。
箱・ファイル・製本単位で管理する
図面を1枚ずつ管理するのが難しい場合は、最初に行った棚卸しと同じように、箱・ファイル・製本などを単位として管理します。
例えば、
「倉庫A・3箱目」
「図面ファイルNo.15」
「製本図面No.8」
といった単位で番号を付けておけば、どこまでスキャンしたのかを確認しやすくなります。
作業前に番号を付け、**「未処理」「作業中」「スキャン済み」「確認済み」**などの状態を管理すると、途中で図面が混ざることも防ぎやすくなります。
スキャン後は「枚数」だけでなく内容も確認する
スキャン漏れを確認するとき、「予定していた枚数とデータの枚数が合っているか」だけを見るのは十分ではありません。
例えば100枚の図面をスキャンして100ファイルあったとしても、途中の1枚が別の図面に置き換わっている可能性があります。
そのため、
- 図面番号
- 管理番号
- 案件名
- 図面名称
- ページ番号
- 改訂番号
など、図面を識別できる情報を確認しておくことが重要です。
特に図面番号が付いている場合は、原稿と電子データの対応関係を確認するための重要な情報になります。
ファイル名をルール化する
電子化した図面を後から確認するためには、ファイル名の付け方も重要です。
例えば、
図面番号_図面名称_改訂番号.pdf
のように、一定のルールを決めておけば、原稿と電子データを照合しやすくなります。
ファイル名だけで管理するのが難しい場合は、図面番号や案件名などの情報を一覧表にまとめておく方法もあります。
重要なのは、「この原稿が、どの電子データになったのか」を追跡できる状態にしておくことです。
関連情報：図面電子化のファイル名・属性情報の決め方｜検索しやすい図面データベースの作り方
スキャン後に「未処理原稿」を確認する
意外と見落としやすいのが、スキャン作業が終わった後に残っている原稿です。
作業終了後に、
「まだスキャンしていない図面なのか」
「対象外として残した図面なのか」
「スキャン済みだが原本として保管している図面なのか」
が分からない状態になると、スキャン漏れの確認が難しくなります。
そこで、スキャン前の原稿とスキャン済み原稿を物理的に分けて保管することが重要です。
最後に「原稿・一覧・データ」を照合する
大量の図面を電子化する場合は、最後に3つを照合すると安心です。
①原稿
実際に存在する図面
②管理一覧
電子化対象として登録した図面
③電子データ
実際に作成されたPDFなどのデータ
この3つを確認することで、「一覧にはあるがデータがない」「データはあるが原稿が見つからない」といった問題を発見しやすくなります。
大量の図面は一度に確認しない
数千枚以上の図面をまとめて電子化する場合、すべての作業が終了してから確認するより、一定の単位ごとに確認するほうが効率的です。
例えば、
「1箱スキャン → 確認 → 次の箱へ」
「1案件スキャン → 確認 → 次の案件へ」
というように区切って進めます。
途中で問題が見つかった場合も、対象範囲を限定して確認できるため、全体をやり直すリスクを抑えられます。
まとめ
大量の図面を電子化するときは、スキャン技術だけでなく、「何を電子化したのか」を管理する仕組みが重要です。
スキャン漏れを防ぐためには、
- 電子化対象を明確にする
- 保管場所ごとに管理する
- 箱・ファイル・製本単位で番号を付ける
- 図面番号などで原稿とデータを照合する
- ファイル名のルールを決める
- 未処理原稿とスキャン済み原稿を分ける
- 原稿・管理一覧・電子データを最後に確認する
といった方法が有効です。
特に大量の図面では、「スキャンすること」だけをゴールにせず、「対象となる図面が漏れなく電子データになったことを確認する」までを電子化作業と考えることが大切です。
図面電子化センターでは、大量の図面についても、原稿の種類や数量、保管状況などを確認しながら、効率的な電子化方法をご提案しています。
