「図面を電子化したいけれど、何枚あるのか分からない」「倉庫や書庫に図面が分散している」――このような場合、いきなりスキャンを始めるのではなく、まず図面の棚卸しを行うことが大切です。
棚卸しによって図面の数量や種類、保管場所、状態などを把握しておけば、電子化する範囲や必要な仕様を決めやすくなり、見積もりも依頼しやすくなります。
まずは図面の保管場所を確認する
最初に、図面がどこに保管されているのかを洗い出します。
- 本社・事務所の書庫
- 工場の図面室
- 倉庫
- 各事業所
- 設計・工事担当部署
- 担当者のキャビネット
図面が複数の場所に分散している場合は、それぞれの保管場所とおおよその物量を一覧にしておきましょう。
1枚ずつ数えず「箱・冊・棚」で把握する
大量の図面を1枚ずつ数えるのは大変です。
最初の棚卸しでは、例えば「A1図面500枚」まで正確に数える必要はありません。
「A1図面が10箱」「製本図面が30冊」のように、箱数・冊数・ファイル数・棚数などからおおよその物量を把握する方法でも十分です。
必要に応じて、後から1箱あたりの平均枚数などを確認して、全体の数量を算出することもできます。
サイズ・種類・原稿状態を確認する
棚卸しでは、図面のサイズや種類も大まかに分類しておきます。
サイズ
- A0
- A1
- A2
- A3以下
- 長尺図面
種類
- 建築図面
- 設備図
- 電気図面
- 機械図面
- 配管図
- 施工図・竣工図など
さらに、青焼き・白焼き・マイラー・トレーシングペーパーなど、原稿の種類も確認しておくとよいでしょう。
また、古い図面では「丸まっている」「折れている」「破れている」「文字が薄い」など、状態に問題がある場合があります。こうした図面は別途「要確認」としておくと、電子化方法を検討しやすくなります。
「電子化する図面・しない図面」を整理する
長年保管している図面には、重複しているものや、すでに使用されていない古い図面が含まれていることがあります。
そのため、
- 電子化する
- 電子化しない
- 判断が必要
の3つに大まかに分類しておくと、対象範囲を決めやすくなります。
ただし、同じように見える図面でも、改訂前後の違いや手書きの追記、承認印などがある場合があります。重複しているように見える図面を廃棄する場合は、内容を確認してから判断しましょう。
電子化後の利用目的も決めておく
棚卸しでは、単に「何枚あるか」だけでなく、電子化した図面を何に使うのかも考えておくことが重要です。
例えば、
- パソコンで閲覧したい
- 図面を検索しやすくしたい
- 必要な図面を社内で共有したい
- 電子化後に再印刷したい
- CADデータとして利用したい
など、目的によって適した電子化仕様が変わります。
関連情報：図面を電子化する前に決めておきたい「電子化後の活用方法」と管理方法
棚卸しは「完璧な枚数」を出す必要はない
大量の図面を電子化する場合、最初から1枚単位で正確な数量を把握する必要はありません。
まずは、
①どこにあるか
②どのくらいあるか
③どんなサイズ・種類か
④原稿の状態はどうか
⑤何のために電子化するのか
この5点を整理することから始めましょう。
その情報をもとに電子化業者へ相談すれば、必要に応じてサンプル確認や数量調査を行いながら、具体的な電子化方法や見積もりを検討できます。
まとめ
図面電子化では、スキャン作業だけでなく事前の棚卸しも重要です。
特に大量の図面を扱う場合は、1枚ずつ数えることに時間をかけるより、まず保管場所・数量・サイズ・種類・原稿状態を大まかに把握しましょう。
「何枚あるのか分からない」という状態でも、箱数や冊数などから概算することは可能です。まずは現在の保管状況を整理するところから、図面電子化を始めてみましょう。
図面電子化センターでは、数量が明確でない場合でも、図面の種類や保管状況を確認しながら、適切な電子化方法をご提案します。
