紙図面を電子化すると、保管スペースを減らせるだけでなく、必要な図面をパソコンやタブレットからすぐに確認できるようになります。
一方で、電子化した図面を1台のパソコンや1か所のサーバーだけに保存していると、機器の故障や操作ミスなどによって大切なデータを失う可能性があります。
特に長年保管してきた図面は、失われると簡単に作り直せないものも少なくありません。
ここでは、電子化した図面を安全に管理するためのバックアップについて解説します。
なぜ1か所だけの保存では危険なのか？
例えば、電子化した図面を社内のパソコン1台だけに保存していると、そのパソコンが故障した場合に図面へアクセスできなくなります。
また、
- ハードディスクやSSDの故障
- 誤操作によるファイル削除
- ファイルの上書き
- サーバー障害
- ウイルスやランサムウェア
- 火災や水害などの災害
- パソコンや記録媒体の紛失
などによって、データが失われる可能性があります。
「パソコンが壊れても紙の原本があるから大丈夫」と考えられる場合もありますが、電子化後に原本を廃棄している場合は、データが失われると元に戻せません。
そのため、電子化した図面は**「保存したら終わり」ではなく、継続してバックアップすること**が重要です。
バックアップは「別の場所」にも保存する
バックアップで重要なのは、単に同じデータをコピーすることではありません。
例えば、社内サーバーに保存した図面を、同じサーバー内の別フォルダにコピーしただけでは、サーバー自体が故障した場合に両方のデータを失う可能性があります。
そこで、
主データ＋別の保存先
という形で、複数の場所に保存することを検討します。
例えば、
- 社内サーバー＋別のサーバー
- 社内サーバー＋外付けストレージ
- 社内サーバー＋クラウドストレージ
などです。
さらに重要な図面については、物理的に異なる場所にバックアップを保管する方法もあります。
クラウドに保存すれば安心？
クラウドストレージを利用すれば、社内のパソコンやサーバーとは別の場所にデータを保存できます。
そのため、社内の機器が故障した場合でも、別の端末からデータを復元できる可能性があります。
ただし、クラウドに保存したからといって、必ずしもバックアップが不要になるわけではありません。
誤ってファイルを削除したり、不要なファイルで上書きしたりすると、同期によってその変更が反映される場合があります。
そのため、サービスのバージョン履歴や復元機能、アクセス権限などを確認したうえで利用することが重要です。
「元データ」と「バックアップ」を分けて管理する
電子化した図面を安全に管理するには、どのデータが現在の正式なデータなのかを明確にしておくことも重要です。
例えば、
- 原本データ
- バックアップデータ
- 作業用データ
- 改訂前データ
などを分けて管理します。
特に図面は改訂されることが多いため、古い図面を誤って最新版として使用しないよう、図面番号・改訂番号・作成日などを使って管理するとよいでしょう。
定期的にバックアップする
一度バックアップを作成しただけでは、後から追加・更新された図面は保護されません。
例えば、毎月新しい図面が追加される場合、バックアップも定期的に更新する必要があります。
バックアップの頻度は、図面の更新頻度や重要性に合わせて決めましょう。
例えば、
- 毎日更新されるデータ → 頻繁にバックアップ
- 月に数回更新されるデータ → 定期的にバックアップ
- ほとんど変更されない保管用データ → 定期的な確認・バックアップ
というように、運用ルールを決めておくと管理しやすくなります。
バックアップしたデータが使えるか確認する
意外と見落としやすいのが、「バックアップが存在すること」と「実際に復元できること」は別だという点です。
バックアップを長期間放置していると、記録媒体の故障やファイル破損などによって、いざというときにデータを開けない可能性があります。
そのため、定期的に、
- ファイルが存在しているか
- 正常に開けるか
- 必要な図面を検索できるか
- バックアップから復元できるか
などを確認することが大切です。
セキュリティにも注意する
図面には、建物や設備に関する情報など、社外に公開すべきではない情報が含まれている場合があります。
バックアップを増やすほど、データを保存する場所も増えるため、アクセス権限などの管理も重要になります。
例えば、
- 閲覧できる担当者を限定する
- 外付け媒体を適切に保管する
- クラウドのアクセス権限を設定する
- 不要になった媒体を適切に廃棄する
など、社内の情報管理ルールに合わせて運用しましょう。
電子化するときからバックアップを考える
図面を電子化するときは、スキャン作業だけでなく、その後のデータ管理まで含めて計画することが大切です。
例えば、
「PDFを作成する」
↓
「ファイル名・フォルダを整理する」
↓
「社内の保存先へ登録する」
↓
「バックアップを作成する」
というように、電子化後の運用まで決めておけば、データが増えてから管理方法に困ることも少なくなります。
また、電子化した図面をタブレットやクラウドから利用する場合は、利便性だけでなく、アクセス権限やデータの更新ルールなども合わせて検討するとよいでしょう。
まとめ
電子化した図面は、紙図面と違って保管スペースを必要としない一方、データならではの紛失リスクがあります。
特に1か所だけに保存していると、機器の故障や誤操作、災害などによってデータを失う可能性があります。
安全に管理するためには、
- 複数の場所にデータを保存する
- バックアップを定期的に更新する
- 原データとバックアップを区別する
- 図面番号や改訂番号を管理する
- 定期的に復元できるか確認する
- アクセス権限などのセキュリティ対策を行う
といった方法が重要です。
図面の電子化は、紙をPDFなどのデータに変換するだけで完了するものではありません。電子化した図面を長期間、安全かつ必要なときに利用できる状態で保管することまで考えることが大切です。
図面電子化センターでは、図面のスキャン・電子化だけでなく、電子化後の利用方法も考慮した最適なデータ仕様をご提案いたします。
