設備会社では、空調・給排水・電気・配管などの設備を長期間にわたって保守・修繕するため、過去の図面を参照する機会が多くあります。
しかし、施工から年月が経過すると、図面が紙のまま倉庫などに保管され、必要な資料を探すのに時間がかかることがあります。また、担当者の交代によって「どこに、どの図面があるのか分からない」という問題が起こることもあります。
そこで役立つのが、過去図面を電子化し、設備ごとに整理して管理する方法です。
設備会社で過去図面が必要になる場面
設備の保守・修繕では、現在の状態だけでなく、施工時の情報や過去の改修内容を確認する必要があります。
例えば、次のような図面が活用されます。
- 空調設備図
- 配管図
- 給排水設備図
- 電気設備図
- 衛生設備図
- 消防設備図
- 機器配置図
- 過去の改修・更新工事図面
これらの図面から、設備の設置位置や配管・配線の経路、機器同士の位置関係などを確認できます。
特に古い建物では、現在は目視できない配管や配線がどこを通っているのかを確認するために、過去図面が重要な資料になる場合があります。
1．保守点検時に必要な図面をすぐ確認できる
設備の点検や不具合対応では、現場で図面を確認することがあります。
紙図面の場合、保管場所から必要な図面を探し、取り出して現場へ持ち出す必要があります。図面が大量にあると、それだけで時間がかかります。
電子化しておけば、必要な図面をパソコンやタブレットなどから確認しやすくなります。
例えば「○○ビルの空調設備図」「○○工場の配管図」のように、建物名や設備名を基準に整理しておけば、目的の図面を探す時間を短縮できます。
2．過去の修繕内容を確認できる
設備は、一度設置したらそのまま使い続けるとは限りません。
部品交換や機器更新、配管改修、設備増設などが行われるため、竣工時の図面と現在の状態が異なることがあります。
そのため、過去の工事図面を電子化しておくと、
- いつ設備を更新したか
- どの部分を改修したか
- どの設備を追加したか
- 配管や配線がどのように変更されたか
などを確認する際に役立ちます。
竣工図だけでなく、改修・更新工事の図面も履歴として残しておくことがポイントです。
3．修繕工事の準備に活用できる
設備の修繕や更新を行う際には、既存設備の状態を把握したうえで工事方法を検討します。
過去図面を電子化して整理しておけば、工事前の資料確認を効率よく行えます。
例えば、空調機器を交換する場合には、機器配置図や配管図、電気設備図などを確認することで、関連する設備の位置関係を把握する手掛かりになります。
ただし、過去の図面が現在の状態を完全に反映しているとは限りません。電子化した図面はあくまで資料として利用し、必要に応じて現地調査と照合することが重要です。
4．担当者が変わっても情報を引き継ぎやすい
設備会社では、担当者の異動や退職などによって、物件の担当者が変わることがあります。
図面が紙で保管され、さらに担当者個人の経験や記憶に頼っていると、引き継ぎの際に必要な情報が分からなくなる可能性があります。
図面を電子化し、物件名・設備種類・工事時期などを整理しておけば、担当者が変わっても過去の資料を確認しやすくなります。
図面の電子化は、設備情報の属人化を防ぎ、会社として情報を蓄積するためにも有効です。
5．電子化前に設備・物件ごとに整理する
大量の図面を電子化するときは、スキャンする前の整理が重要です。
まずは物件ごとに分類し、その中で設備の種類を分けると管理しやすくなります。
例えば、
○○ビル
- 空調
- 電気
- 給排水
- 消防
- 改修工事
△△工場
- 生産設備
- 配管
- 電気
- 空調
- 設備更新
といった構成です。
さらに、図面番号や工事年月、設備名称などを整理しておけば、電子化後の検索もしやすくなります。
6．古い図面も安易に廃棄しない
電子化を行うと、「紙図面はすべて処分してよい」と考えてしまうことがあります。
しかし、古い図面でも、過去の設備配置や改修前の状態を確認するために必要になる場合があります。
特に設備工事では、現在使用していない設備や過去の配管経路などが、別の工事を検討するときの参考資料になることがあります。
そのため、電子化後に原本を廃棄する場合は、保存の必要性や社内規程、顧客との取り決めなどを確認してから判断することが大切です。
7．原稿の状態に合わせて電子化する
設備会社が保管している図面には、さまざまな種類があります。
例えば、
- A0・A1・A2などの大判図面
- 青焼き・白焼き
- マイラー
- トレーシングペーパー
- 折りたたまれた図面
- 製本された図面
- 手書きの修正図面
などです。
古い図面や製本図面は、一般的な複合機では対応できない場合があります。
また、設備図面には細かな文字や記号が多いため、電子化後にも内容を確認できるよう、用途に合った解像度やスキャン方法を選ぶことが重要です。
関連情報：選べる多種多様なスキャナ
電子化後は図面の「履歴」を管理する
設備会社では、図面を電子化した後の更新管理も重要です。
新しい設備に交換した場合は、その工事図面を追加し、以前の図面も履歴として残しておきます。
例えば、
竣工時 → 設備改修 → 機器更新 → 現在
という形で履歴を整理しておけば、将来の修繕時に過去の状態を確認しやすくなります。
また、現行図面と過去図面を明確に区別しておくことで、古い図面を誤って現行図面として使用するリスクも抑えられます。
まとめ
設備会社にとって、過去図面は保守・点検・修繕・設備更新を行ううえで重要な情報です。
紙の図面を電子化して整理することで、
- 必要な図面を探しやすくなる
- 過去の修繕内容を確認できる
- 修繕工事の準備に活用できる
- 担当者間で情報を引き継ぎやすくなる
- 紙図面の劣化に備えられる
- 設備情報の属人化を防げる
といったメリットがあります。
電子化する際は、物件・設備・工事時期などの単位で図面を整理し、現行図面と過去図面を区別して管理することがポイントです。
設備の保守・修繕は、数年後、十数年後に必要になることもあります。必要になってから過去図面を探すのではなく、余裕のある段階で電子化しておくことで、将来の設備管理をスムーズに進めるための情報基盤を整えることができます。
図面電子化センターでは、A0・A1・A2などの大判図面をはじめ、青焼き・白焼き・マイラー・製本図面など、さまざまな設備図面の電子化に対応しています。大量の過去図面を整理する場合も、原稿の状態や保守・修繕での利用目的に合わせた電子化プランをご提案いたします。
